關(guān)于規(guī)范建設(shè)工程竣工項目檔案報送
工作的通知
各建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位：
為加強建設(shè)工程文件編制管理，提高報送建設(shè)工程竣工文件材料的質(zhì)量，進一步明確建設(shè)工程文件形成內(nèi)容及具體報送內(nèi)容，依據(jù)湖北省建設(shè)廳〈關(guān)于印發(fā)《湖北省建設(shè)工程竣工檔案編制及報送規(guī)定》的通知〉(鄂建[2010]92號)及武漢市城建檔案館〈關(guān)于下發(fā)執(zhí)行《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》的通知〉（武城檔[2010]4號，現(xiàn)就報送建設(shè)工程竣工項目檔案填寫《建設(shè)工程文件要錄》（簡稱〈要錄〉）的具體要求通知如下：
一、填寫內(nèi)容
《要錄》填寫的內(nèi)容包括：工程名稱、編制單位、序號、文件材料名稱、文件編號、備注。
說明及整改內(nèi)容、承擔的責任；文件材料自評意見；城建檔案員及證號、編制時間、編制單位（章）。
二、填寫原則：
在填寫《要錄》前，文件材料編制單位應(yīng)認真按照市城建檔案館指導(dǎo)性控制收集范圍《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》，核查建設(shè)過程中歸檔文件材料內(nèi)容，文件材料排列順序。結(jié)合工程實際，對建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有個性化和重要憑證作用的需要歸檔的文件材料，應(yīng)在城建檔案館的指導(dǎo)下，確定具體歸檔內(nèi)容。
三、填寫要求：
1、“編制單位”的填寫
應(yīng)填寫文件產(chǎn)生單位，如“建設(shè)工程建設(shè)單位文件”編制單位為建設(shè)單位，“工程監(jiān)理文件”編制單位為監(jiān)理單位，各施工階段文件編制單位為施工單位。
2、序號
按文件內(nèi)容分層次填寫，如一、1、2、（1）、（2）、（3）填寫。其中類別號按《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》表中內(nèi)容填寫，不可更改，下一級別編號按工程實際情況填寫。
3、文件材料名稱
填寫本工程中產(chǎn)生的文件材料的具體題名：如表中“建設(shè)工程立項批復(fù)及申請報告”一欄應(yīng)填寫為“關(guān)于申請集資建設(shè)經(jīng)濟適用房的報告(中設(shè)管[2008]310號)、關(guān)于******申請小型基建投資建設(shè)計劃的批復(fù)（電管工程[2008]10號）。
4、文件編號
填寫文件制發(fā)機關(guān)、團體、或個人編寫的順序號，包括發(fā)文字號、圖號等。如填寫文件發(fā)文字號為“中設(shè)管[2008]310號”“WC-昌2007-011號”。
5、備注主要填寫在檔案利用中要說明的問題，如本文存檔為復(fù)印件，本文原件存**處。
6、說明及整改內(nèi)容、承擔的責任
主要填寫“指導(dǎo)性控制收集檔案內(nèi)容”不能滿足檔案館接收控制性要求的，需說明的事項、整改補救的辦法及為此應(yīng)承擔的法律責任。如“湖北省建設(shè)工程施工圖設(shè)計文件（勘察文件）審查合格書”原件遺失存檔為復(fù)印件，我單位在原審批單位加蓋章作為存檔備查，以上內(nèi)容我單位愿意承擔在檔案利用過程中的責任。
7、文件材料自評意見
對報送的文件材料評價是否符合歸檔要求。
四、關(guān)于復(fù)印件的界定
為便于檔案利用中出具檔案原件證明章，存檔文件中凡加蓋章后經(jīng)復(fù)印，再加蓋公章的文件材料統(tǒng)一界定為復(fù)印件。填寫《要錄》時應(yīng)在備注欄中標注“復(fù)印件”。
武漢市城市建設(shè)檔案館
2011年5月9日